Vijf tips om uw medewerkers op dag één productief te krijgen
19 april 2013 -
De procedures die gepaard gaan met het in dienst treden van een nieuwe medewerker zijn vaak inefficiënt waardoor nieuwe medewerkers soms dagen niet productief zijn. Hoe zorgt u ervoor dat nieuwe medewerkers al op hun eerste dag alle resources bezitten die zijn nodig hebben om aan de slag te kunnen?
Arnout van der Vorst,Managing ICT Consultant bij Tools4ever, geeft vijf concrete tips.
1. Dwing procedureel af dat P&O tijdig, minimaal twee weken van te voren, de nieuwe medewerker opvoert in het HR-systeem met op zijn minst NAW-gegevens en datum van indiensttreding. Dat geeft voldoende tijd om voorbereidingen te treffen voor het organiseren van de fysieke toegang (toegang tot het gebouw), logische toegang (toegang tot het netwerk) en kantoorfaciliteiten zoals pc, telefoon en bureau.
2. Automatiseer het aanmaken van gebruikersaccounts voor toegang tot het netwerk. Het aanmaken van een gebruikersaccount is meestal tijdrovend doordat de IT helpdesk dit handmatig moeten doen en verouderde papieren processen hanteren voor de indienstprocedure. Met user provisioning software is het mogelijk om een koppeling te maken tussen het HR-systeem en het netwerk. Wanneer een nieuwe medewerker wordt opgevoerd in het HR-systeem wordt dan automatisch een gebruikersaccount voor deze medewerker aangemaakt in het netwerk (Active Directory en Exchange). Op basis van de functie die een medewerker vervult binnen de organisatie kunnen direct ook de juiste rechten tot diverse applicaties worden toegekend.
3. Vervang de notificatie e-mails die worden verstuurd naar de facilitair manager ook door een automatische koppeling. Nadat een medewerker is ingevoerd in het HR-systeem wordt hierdoor automatisch een ticket ingeschoten in het facility management systeem. Zodoende wordt minder tijd besteedt aan het managen van openstaande tickets en worden de vele handmatige acties geautomatiseerd. De facilitair manager houdt meer tijd over om daadwerkelijk zorg te dragen voor het leveren van de kantoorfaciliteiten.
4. Laat leidinggevende zelf de logische toegang voor externe en tijdelijke medewerkers regelen. Bij de inzet van ad-hoc medewerkers (bijvoorbeeld uitzendkrachten) is meestal geen tijd te verliezen. Vaak wordt kort van te voren of op de dag zelf duidelijk dat deze medewerker aan het werk gaat en resources nodig heeft. P&O beschikt dan niet tijdig over de informatie om de medewerker op te voeren. Omdat de leidinggevende die informatie wel heeft, is het logisch om hen via een self-service portal de toegang tot het netwerk voor de nieuwe medewerker zelf te laten regelen of een Windows wachtwoord voor de medewerker te genereren.
Het is sowieso aan te raden om externe medewerkers als een soort ‘light’ medewerker op te voeren, waarbij op basis van een aantal basisgegevens (voornamelijk NAW-gegevens) toegang wordt verschaft.
5. Stel het invullen van alle benodigde persoonsgegevens in het HR-systeem uit en concentreer u op de basisgegevens. De afdeling P&O werkt meestal gefaseerd wat betreft het invullen van alle informatie rondom een nieuwe medewerker. Naast de basisgegevens moet informatie over onder andere contract, afdeling, kostenplaats en functie worden ingevuld. Het invullen en aanvullen van al deze gegevens is zeer tijdrovend. Echter, door enkel de basisgegevens in te vullen is het voor nieuwe medewerkers al mogelijk om aan de slag te gaan. Laat de afdeling P&O zich in eerste instantie concentreren op de eerste twintig procent. De overige 80 procent komt later wel.
Van dit soort verhalen zakt mijn broek af. Ik geef dit al jaren aan als facilitair manager maar bots alleen maar op tegenstand uit zowel ict als hr. Volgens mijn zitten daar ook alleen maar luie zieke en vervelende geesten die het leven continue verzieken overal. De onzinnige antwoorden die je krijgt verzorgen alleen maar meer aspro's. De oorzaak zoek ik eerder in het waardeloze hr gebeuren in de vele bedrijven. Ik constateer alleen maar vriendjespolitiek en geen kwaliteit.
Nick Schilders
|
|
19
-
04
-
2013
|
09
:
58
uur
@ Ricard de Wit..
Klinkt alsof je slechte ervaringen hebt met HR? Vriendjespolitiek?
Wat heeft dat te maken met een starter?
Ik ben het met je eens dat van dit soort verhalen de broek afzakt. Het geeft aan hoe het in theorie uitgevoerd zou moeten worden. Ook al gebeurd dit niet in de praktijk. Dit is jammer voor de organisatie, maar zeker ook voor de individuele medewerker die op zijn werk zijn neus kan leeg halen...
Voorafgaand moet tussen verschillende partijen goed gecommuniceerd worden wat vaak stroef gaat. Tevens moet er ook rekening worden gehouden met het feit: ''Wat als een medewerker geen handtekening zet?''
B.
|
|
19
-
04
-
2013
|
13
:
16
uur
Maar ja, de andere kant is, dag 1 blijft dag 1. Een mens moet wennen aan een nieuwe omgeving, nieuwe mensen, nieuwe werkwijzen, nieuwe eh, eigenlijk alles nieuw.
Geef iemand de tijd om te wennen en je zal er een betere werknemer aan hebben. En je ''oude'' werknemers die van alles moeten regelen voor de nieuwe, die kunnen ook de tijd nemen om te wennen. Gezeur altijd. Als je iets zoekt dat vanaf dag 1 productief is, dan moet je dood gaan. Vanaf dag 1 zal het hele ecosysteem er alles aan doen om je zo efficiënt en effectief mogelijk op te ruimen.
