17 september 2012 -
Vergaderdeelnemers nemen verschillende rollen op zich. Soms vanwege hun persoonlijkheid, soms vanwege de omstandigheden of het onderwerp. Een van de deelnemers die bij vrijwel iedere vergadering aanwezig is, is de ‘stille vergaderaar’. Hieronder gaat Carla van den Bos van Vergaderen Doe Je Zo! in op deze stille vergaderaar. Wie is hij of zij en wanneer bent u zelf die stille vergaderaar?
Van den Bos stelt dat er drie verschillende situatie te onderscheiden zijn:
1. U vindt de vergadering niet interessant. Helaas moet u er bij zijn, voor werk of wegens sociale verplichtingen. Het kan bijvoorbeeld een werkoverleg zijn over een deelonderwerp waar u niet bij betrokken bent.
2. Het kan een vergadering van een organisatie zijn waar u bij betrokken bent maar zo zijdelings dat u de vergaderingen niet interessant vindt. Dit kan bijvoorbeeld een jaarvergadering zijn.
3. U vindt de vergadering wel interessant en wil graag de mening van anderen erover horen.
Hoe betrekt u deze vergaderaars?
Bij voorbeeld 1:
Deze persoon zou helemaal niet bij deze vergadering moeten zijn. Dus bedenk heel goed bij het uitnodigen van deelnemers: wie moet er echt aanwezig zijn en wie kan deze keer iets anders doen in de vergadertijd? Nodig zo weinig mogelijk mensen uit voor de vergadering. Met een kleine groep werkelijk geïnteresseerden vergadert u sneller en veel effectiever.
Bij voorbeeld 2:
Mensen komen vooral voor het sociale gedeelte naar dit soort vergaderingen. Het deel voor en na de vergadering is voor hen belangrijker dan de vergadering zelf. Zorg dus dat de vergadering, die toch plaats moet vinden, snel en soepel verloopt. U wilt namelijk dat mensen betrokken zijn bij uw vereniging of organisatie en als het een
eindeloze vergadering is komen ze niet meer of komen ze halverwege of aan het eind van de vergadering. Dit stoort. Zet alleen heel dringende en belangrijke punten op de agenda en houd de vaart erin.
Bij voorbeeld 3:
Dit is een ideale situatie. Iemand is echt geïnteresseerd. Dan is het niet erg als iemand alleen luistert. Als er een punt komt waarop hij of zij wél wil meepraten gebeurt het ook wel.
Denk ook aan de introverte mens. Die heeft best iets te zeggen, maar weet uit zichzelf niet zo goed in te breken in een lopende discussie. Dus aan zo iemand vragen: ''is er iets dat jij zou willen toevoegen aan deze discussie'' kan helpen om zijn/haar mening ook te horen.
Introverte mensen zijn vaak denkers, las ik onlangs. Ze bedenken in stilte oplossingen, waar een ander misschien niet op komt. Dat herken ik (zelf introvert) heel goed.
hallo Riet,
over de verlegen vergaderaar, zoals ik het toen noemde, heb ik al eerder een artikel geschreven. Dat is te lezen op: (Klik hier)
Dit artikel gaat over mensen, die wel mee kunnen doen met de vergadering, maar toch stil zijn. Vaak ligt het dan aan iets anders dan dat ze introvert zijn. Daar ga ik hier op in.
Wat ik mis in de -overigens interessante- bespiegelingen over stille vergaderaars is de mogelijkheid dat zij gedisciplineerd hun momentum kunnen kiezen.Vaak wat aan het einde van het onderwerp en nog al eens samenvattend, zodat zij in eens de leiding hebben.
Zet bij 5 mensen aan een tv-tafel het geluid maar eens uit.De lichaamstaal blijft over en de ''stille'' communiceert toch. Alleen nog even zonder geluid.
Als voorzitter heb ik zulke mensen liever niet als buurman, want op het moment dat je hem al had weggecijferd, kan hij overvallen met iets nieuws, en de gestelde vergadertijd overschrijden.Je hebt dan zijn lichaamstaal niet gelezen.
hallo Job,
dank je wel voor de aanvulling.
Interessant. Dat is inderdaad een groep die ik niet genoemd heb. Misschien schrijf ik over deze stille vergaderaar een volgend artikel.
