20 juli 2012 -
Donderdag 5 juli was de langste vergaderdag voor de Tweede Kamer. 'Waarom moet het zo lang duren?' vroeg Carla van den Bos van Vergaderendoejezo! zich af. Waarschijnlijk is dat in de hoofden van veel Nederlanders opgekomen. En waarom zou een vergadering tot diep in de nacht duren?
Van den Bos: "Het duurt zo lang omdat alle verschillende politieke partijen zowel over alles mee willen praten als hun spreektijd (bijna?) vol willen maken. Zelfs als het duidelijk is wat een partij ergens over vindt willen ze het toch uitspreken. Dat zorgt natuurlijk voor veel tijdverlies. Maar het bezorgt hun wel de naamsbekendheid die ze willen. Zo vlak voor de verkiezingen is het voor een politieke partij belangrijk om te laten zien en horen waar ze voor staan.Van den Bos vreest dat er in dit systeem en op dit moment weinig aan te doen is. Partijen hebben verschillende politieke meningen en uiten die."
Goede voorbereiding
Bij uw vergaderingen kan veel van dit soort tijdverlies voorkomen worden door een goede voorbereiding. Van den Bos: "Bereid alle belangrijke agendapunten voor in kleine (werk-)groepen. Tijdens de voorbereiding wordt dan het meeste werk gedaan en in de vergadering vertelt één iemand van de werkgroep wat de hoofdlijnen zijn en waarover besloten moet worden. Dit gaat wel uit van vertrouwen in elkaar. Immers: niet iedereen praat over alle onderwerpen mee. Dus niet al uw argumenten en inbreng wordt gehoord. Vaak wordt het, ondanks dat u er niet bij zit, wel door iemand anders dat ingebracht. Zo heel unieke standpunten heeft eigenlijk niemand."
Concentratie
Een ander aspect waar Van den Bos zich over verbaasde bij die vergadering van de Tweede Kamer is dat ze zoveel uren achter elkaar vergaderen. De hele dag en dan tot diep in de nacht. Van den Bos: "De concentratie verslapt bij iedereen. Hierdoor luistert iedereen minder goed naar elkaar. Dus moet iemand dezelfde argumenten nog een keer herhalen. Ook een goed afgewogen besluit verwacht ik niet om twee uur 's ochtends. U kunt beargumenteren dat alles toch al vast ligt. De meningen van de partijen liggen vast en de besluiten zijn al genomen voordat het debat begint. Maar waarom vergadert men er dan zo lang over? Ik heb gelezen dat de tijd dat een volwassenen zich kan concentreren niet langer dan 45 minuten is. Een vergadering van zoveel uur verliest toch helemaal zijn doel? Ik heb ook wel eens vergaderingen meegemaakt die heel lang duurden.
Uiteindelijk gingen mensen weg omdat ze het niet volhielden. Ik ook. De besluiten werden dus door de diehards genomen. Dat is niet de bedoeling. Iedere deelnemer aan een vergadering is waardevol en moet op een goede manier kunnen deelnemen aan de vergadering."
Wakkere deelnemers
Ven den Bos raadt daarom aan uw eigen vergaderingen nooit zo lang te laten duren. Kijk of al de deelnemers nog met hun aandacht bij de vergadering zijn en zorg voor voldoende pauzes. Een korte energizer (afleiding) is nuttig als het energieniveau laag is. En als u veel agendapunten hebt: kijk of het belangrijk en dringend is. Zo niet: dan hoeft u er niet over vergaderen. Zo wel: knip het in (vergader-)stukken die voor iedereen te doen zijn en zorg zo dat u vergadert met wakkere en actieve deelnemers.
