14 april 2011 -
Heeft u ook zo’n hekel aan die ellenlange vergaderingen? Volg dan deze tien tips van Carla van den Bosch van Vergaderendoejezo! Korter en slimmer vergaderen zorgt ervoor dat er meer tijd voor andere zaken overblijft en maakt het vergaderen bovendien leuker.
1. Stel personen of groepjes in die verantwoordelijk zijn voor deelonderwerpen Zij verzamelen daar alle informatie over en sturen het aan de anderen voorafgaand aan de vergadering
2. Zorg dat de deelnemers aan de vergadering alle informatie ruim op tijd hebben
3. Bereid de vergadering goed voor
4. Verzamel mededelingen per email
Verzamel ze voorafgaand aan de vergadering en stuur ze dan in één keer aan alle deelnemers
5. Prioritiseer de agendapunten van te voren
Zet de belangrijkste bovenaan de agenda. Iedereen is dan nog vol energie. Het agendapunt wordt dan sneller en inhoudelijk beter behandeld.
6. Stel het doel van de agendapunten en de tijdsplanning van te voren vast
7. Kom op tijd. Eindig liefst eerder dan afgesproken is
8. Maak bij elke vergadering een actielijst
Loop dezer kort door tijdens de volgende vergadering.
9. Voorzitter: laat mensen niet in herhaling vallen
Is alles gezegd en is iedereen aan het woord geweest, neem dan een besluit.
10. Sluit de vergadering op een creatieve en actieve manier
Ga naar www.vergaderendoejezo.nl voor het aanvragen van het gratis e-boekje
’10 tips over besluitvorming'.
Prima tips, ik merk zelf dat veel punten worden afgedekt als je de structuur van de vergadering in een mindmap vooraf rondstuurt en die structuur tijdens de vergadering op de op het beamerscherm zet. Dan kan je naast het doel en de tijdsplanning ook aan de 'takken' van de mindmap alle belangrijke stukken 'attachen'. De mindmap lees je met de klok mee dus kan je daarmee ook de prioriteit aangeven. Per tak kan je bijvoorbeeld een eigenaar/verantwoordelijke aan het woord laten.
Notulen maak je dan op hoofd- en bijzaken als nieuwe takjes achter de hoofdtak zodat je steeds de essentie blijft zien maar ook nieuwe verbindingen kan maken. Bovendien kan je als de 'livemindmapper' iets niet goed opschrijft dat direct laten verbeteren.
Zo krijg je draagvlak en minder fouten. Meer details kan je in de 'notes' kwijt van de tak. Die zie je dan alleen als je met je muis over de tak gaat of hierop klikt. In de notes kun je ook plaatjes zetten van stoplichtjes, smileys of voortgang. Ook hou je dan beter overzicht.
Tijdens de vergadering kan ook, direct op de plek waar het gesprek (in de mindmap)plaatsvindt, taakinformatie worden toegevoegd.
Heel handig omdat je dan direct na de vergadering automatisch uit de mindmap de notulen als word document kunt verspreiden inclusief een taken-, besluiten en ideeën lijsten in Excel.
Ik heb business cases gezien waarbij op deze manier de vergadering met wel 30-40% verkort werden en vooral de acties en voorbereiding veel sneller en beter werden gedaan. Als je uitrekent wat dat in geld oplevert (naast minder meetbare zaken als minder energieverlies, meer draagvlak dus snellere beslissingen, betere communicatie en makkelijker kennis verspreiden) is dat al snel voor een afdeling van ca 50 mensen, met gem. 2 a 3 vergaderingen per week en een gem. uurtarief van € 50 tussen de 100.000 en 200.000 euro per jaar.
Zelf doen we dit nu ook in de Cloud om meer tijd te besparen en dat ook niet iedereen steeds in de file hoeft te gaan staan. Bovendien kan dan 'de vergadering ook doorgaan na de vergadering' omdat je in de cloud bijvoorbeeld actiepunten kan afstrepen zodat anderen dat direct kunnen zien.
Ook kun je zo je projecten en programma's opzetten en managen. Mocht je een voorbeeld willen of meer tips reageer dan even.
Suc6!
Jerre.
Laura P
|
|
14
-
04
-
2011
|
21
:
01
uur
Beste Jerre,
Welk programma (mindmap) gebruik jij hiervoor?
Heb je een voorbeeld?
Ik ben met een paar collega's de mogelijkheden aan het verkennen.
Heb jij een cursus oid gedaan?
Hoor het graag!
Laura
Hier staat een vergelijking van alle desktop programma's: (Klik hier) Ik gebruik MindManager voor de meer zakelijke toepassingen zoals vergaderen, projecten opzetten, kennismanagent, rapporteren en presenteren omdat er veel add-ins voor beschikbaar zijn, zie hier: www.mmdevx.com
en hier staan on-line programma's vergeleken: (Klik hier) Ik gebruik mindmeister in the cloud.
Beste cursus staat op deze trainingsportal: www.academyofminds.com (geef ik zelf ook les ;-)!
Ik heb een uitgebreide blogpost gemaakt over hoe je 'Het Nieuwe Vergaderen' zou kunnen aanpakken met mindmappen. Ik hoorde vandaag van de uitgever van hetnieuwewerkenblog.nl dat de post er wo a.s. opstaat.
Goede tip. Voordeel is dan dat je ook automatisch een strokenplanning in Excel of MS project kan genereren. Als je dan wat in je strokenplanning veranderd in Excel veranderd de data in de mindmap automatisch mee. Hier zie je een aantal voorbeeldschermen: (Klik hier)
