Negen dingen die u niet moet doen als u een bedrijfsuitje organiseert
23 november 2010 -
Iedere organisatie organiseert wel eens een (bedrijfs)evenement: een avontuurlijke teambuildingweekend, een inspirerend congres, het jaarlijkse personeelsfeest. Evenementen waarvan u wilt dat ze perfect verlopen. Voorkom daarom deze tien blunders, op een rij gezet door 6Minutes.be.
1. Alles zelf willen doen Sommige evenementen zijn zo groot of complex dat u de organisatie ervan beter over kunt laten aan professionals.
2. De verkeerde datum prikken
Organiseer geen evenement in de vakantieperiode of op een feestdag. U bespaart flink op de cateringkosten maar of dat nu helemaal de bedoeling is?
3. Onvolledige gastenlijst Niets zo gênant als belangrijke gasten vergeten uit te nodigen of hun namen verkeerd te spellen. Nee de tijd om uw gastenlijst samen te stellen én om die goed te controleren.
4. Stuntelige uitnodiging Vergeet niet te vermelden wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Klinkt logisch, maar het zal u verbazen hoe vaak deze informatie vergeten wordt. Ook hier geldt: goed controleren! Een typefout is zo gemaakt en dan staat er wel een verkeerde datum vermeld of staat iedereen voor een verkeerde deur.
5. De verkeerde locatie Zowel een te kleine als een te grote ruimte zijn funest voor de sfeer. Controleer ook of alle benodigde faciliteiten aanwezig zijn (draadlos internet, muziek, eten, drinken, zitplaatsen, een garderobe, enzovoort) en of er voldoende parkeergelegenheid is.
6. Het verkeerde eten Kies een professionele cateraar die een vlotte bediening kan garanderen. Niemand wil lang wachten bij het buffet of op zijn drankje! Let op smaak en kwaliteit. U wilt niet uw hele of halve team een aantal dagen kwijt raken aan een voedselvergiftiging.
6. Geen plan B hebben Wat doet u als die bekende artiest niet op komt dagen? Werk altijd een plan B uit.
7. Haperende apparatuur Zorg dat de apparatuur van goede kwaliteit is en werkt. Houd altijd een professionele technicus achter de hand die problemen snel op kan lossen.
8. Low-budget fotograaf Laat het fotograferen niet over aan een amateur. U kunt de foto’s niet overmaken immers.
9. Een slechte financiële planning Stel van tevoren uw budget vast en maak duidelijke, schriftelijke afspraken met uw leveranciers. Zo voorkomt u vervelende verrassingen achteraf.
